Sardá indica que praticamente toda a rotina do condomínio está concentrada em plataformas digitais
Embora ainda seja um tema recente no universo condominial, a sucessão tecnológica representa a evolução da tradicional entrega de documentos entre um síndico e seu substituto. A diferença é que boa segmento desse patrimônio deixou o papel e passou a viver em ambientes digitais.
Segundo o jurisperito Alberto Calgaro, profissional em questões condominiais, sucessão tecnológica é o conjunto de procedimentos que garante a transferência segura de credenciais, certificados digitais, licenças e bases de dados ao novo gestor. “O que hoje chamamos de legado do dedo sempre existiu sob a forma de legado documental. Antes eram pastas físicas e arquivos em papel. Agora, essa sucessão acontece predominantemente por meio eletrônico”, explica.
A digitalização trouxe mais eficiência à governo, mas também criou uma possante obediência tecnológica. Rafael Sardá, diretor da Sensato Contabilidade Empresarial e Condomínios, destaca que praticamente toda a rotina do condomínio está concentrada em plataformas digitais, porquê internet banking, certificado do dedo, sistemas de gestão, emissão de boletos, folha de pagamento, eSocial, controle de aproximação e reservas de áreas comuns. “Hoje, praticamente toda a operação depende desses sistemas. Sem eles, a governo simplesmente não consegue funcionar normalmente”, afirma.
Quando a tecnologia para o condomínio também para
O maior risco surge quando todo esse envolvente do dedo fica concentrado em uma única pessoa. Se o síndico falece ou é retirado de forma inesperada, o problema vai muito além da perda de senhas.
Calgaro lembra que o síndico é o representante permitido do condomínio e somente quem estiver regularmente investido no função pode treinar essa função. “Sem um representante permitido ativo, providências que dependem da autenticação do síndico deixam de ser realizadas e até mesmo as contas bancárias podem ser bloqueadas para novas movimentações”, alerta.
Na prática, segundo Sardá, os impactos são imediatos. Salários, tributos, pagamentos a fornecedores e atendimento aos moradores não podem esperar. “Saber a senha do velho síndico não resolve o problema. Bancos, órgãos públicos e fornecedores exigem comprovação de quem é o novo representante permitido”, reforça.
Essa situação já foi vivida pelo síndico profissional Rodrigo Cantú. Ao assumir a gestão de um condomínio, encontrou todas as informações digitais concentradas em uma única pessoa, sem inventário de logins ou procedimento de transição. A novidade governo perdeu o aproximação ao sistema de gestão e até ao cadastro de moradores.
“Foi necessário restaurar acessos junto aos fornecedores, fundamentar a legitimidade da novidade gestão e reconstruir informações que não possuíam backup. Isso gerou atrasos, dificuldades na informação e prejuízos à perpetuidade dos serviços”, relata o gestor.
Para Cantú, a experiência reforçou que a entrega dos ativos digitais deve ser tão organizada quanto a dos documentos físicos. “A legado do dedo deixou de ser somente uma questão tecnológica e passou a fazer segmento da governança e da gestão de riscos dos condomínios”, destaca.
O patrimônio do dedo pertence ao condomínio
Calgaro destaca que e-mails institucionais, documentos em nuvem, certificados digitais, relatórios financeiros e cadastros de moradores pertencem ao condomínio, não ao síndico. “O condomínio é o controlador dos dados e proprietário de todo o montão. O síndico é somente o gestor temporário dessas informações”, explica. Assim, todos esses ativos devem ser entregues ao término do procuração, e sua retenção ou exclusão pode gerar responsabilização social e criminal.
Sardá acrescenta que os condomínios precisam evitar a concentração dessas informações em contas pessoais. E-mails institucionais, autenticação em dois fatores, códigos de recuperação e tokens bancários devem permanecer vinculados ao condomínio, não ao telefone ou e-mail privado do síndico.
Planejamento evita o “apagão do dedo”
Os especialistas concordam que prevenir é mais eficiente do que restaurar acessos em uma emergência. Calgaro defende que a convenção condominial estabeleça regras para a sucessão tecnológica, prevendo contratação de sistemas em nome do CNPJ do condomínio, uso individual de e-mails institucionais, prazos para transferência dos acessos e troca imediata de senhas ao término de cada gestão.
Sardá recomenda ainda um projecto formal de contingência, reunindo inventário de sistemas, certificados digitais, contratos, usuários autorizados, fornecedores e procedimentos de recuperação. “Não basta possuir os arquivos. É preciso saber onde estão, quem pode acessá-los e porquê recuperá-los rapidamente”, afirma. Ele também recomenda gerenciadores corporativos de senhas, acessos individualizados e diferentes níveis de permissão para síndico, subsíndico e administradora.
Já Cantú destaca a influência de manter backups periódicos de cadastros, documentos, sistemas, aplicativos, plataformas de gestão, listas de contatos e redes sociais, armazenados em nuvem e, sempre que provável, também em dispositivos físicos. “O backup precisa estar sempre atualizado. É uma medida simples, de grave dispêndio e que garante mais segurança e perpetuidade dos serviços”, ressalta.
A sucessão começa antes da troca de gestão
Calgaro explica que, quando ocorre a substituição do síndico, é necessário formalizar a mudança conforme a convenção ou em plenário, registrar a ata, atualizar o responsável pelo CNPJ na Receita Federalista, exprimir novo certificado do dedo, regularizar os cadastros bancários e redefinir as credenciais junto aos fornecedores.
Para Sardá, quanto mais organizado for esse processo, menores serão os impactos para o condomínio. O projecto de perpetuidade deve ser revisado periodicamente e atualizado sempre que houver troca de síndico, mudança de administradora ou implantação de novos sistemas.
Mais do que uma tendência, a legado do dedo tornou-se segmento da gestão condominial moderna. Proteger esse patrimônio e prometer sua transmissão segura entre uma gestão e outra é forçoso para asseverar a perpetuidade da governo e evitar prejuízos financeiros, jurídicos e operacionais.
Confira alguns passos que vão ajudar a reaver o controle do condomínio:
1 – Formalização e Registro da Ata: Convoque e realize uma Reunião Universal Extraordinária (ou utilize a previsão de substituição automática da Convenção), para formalizar a assunção do substituto permitido ou a eleição do novo gestor. Registre a ata no Cartório de Registro de Títulos e Documentos para dar publicidade e validade jurídica ao ato perante terceiros.
2 – Atualização do CNPJ na Receita Federalista: Com a ata registrada, acesse o portal do Governo Federalista e emita o Documento Fundamental de Ingressão (DBE) para mudança do responsável perante o CNPJ. Será necessário enviar a ata e os documentos do novo síndico. A Receita Federalista realizará a troca do CPF atrelado ao CNPJ do condomínio.
3 – Emissão do Novo e-CNPJ: Mal o CNPJ estiver atualizado com o nome do novo síndico no site da Receita Federalista, agende o atendimento em uma Poder Certificadora. Ligeiro a Ata Registrada, a Convenção e os documentos pessoais do novo síndico. O certificado velho será revogado e um novo e-CNPJ será emitido.
4 – Regularização Bancária: Compareça à dependência bancária do condomínio (ou acesse o suporte do banco do dedo) com a novidade ata registrada em cartório, o CNPJ atualizado e o novo e-CNPJ. O banco fará a mudança dos operadores da conta, bloqueando em definitivo o aproximação do síndico anterior e liberando as chaves de aproximação para o novo síndico.
5 – Redefinição de Credenciais Master (Softwares e Nuvem): Acesse as plataformas e/ou sites ou mediano de atendimento das empresas com as quais o Condomínio possui contrato (prestadores de serviços, provedores de e-mail etc.), apresentando a ata de eleição e solicite a troca dos acessos e senhas do Condomínio, além da revogação das senhas anteriores, de modo que fiquem sob o controle individual do novo síndico.
Natividade: Alberto Calgaro
Os ativos digitais que todo condomínio deve proteger
É recomendável que o condomínio mantenha um inventário atualizado dos principais ativos digitais e dos responsáveis por cada um deles.
✓ Certificado do dedo (e-CNPJ): controle a validade, a localização, as senhas, os responsáveis pelo uso, o procedimento de renovação e a possibilidade de revogação. Não vincule exclusivamente ao computador ou ao dispositivo pessoal do síndico.
✓ Portais e serviços públicos: mapeie todos os acessos aos sistemas da Receita Federalista (e-CAC), eSocial, FGTS Do dedo, DET, Conectividade Social, portais estaduais e municipais e demais serviços oficiais. A conta Gov.br é pessoal e não deve ser compartilhada.
✓ Autorizações e procurações eletrônicas: mantenha as autorizações de aproximação atualizadas, com prazo e escopo definidos. Faça revisão ou cancelamentos sempre que houver troca de gestão.
✓ Acessos bancários: cada usuário deve possuir credenciais próprias, com níveis de permissão e limites de movimentação definidos. Documente regras de aprovação de pagamentos, tokens, dispositivos de segurança e procedimentos para substituição emergencial dos responsáveis.
✓ Sistema de gestão do condomínio: o software deve racontar com, no mínimo, dois administradores autorizados. O condomínio precisa saber quem é o titular do contrato, porquê solicitar a exportação dos dados e quais são os procedimentos para recuperação das informações em caso de troca de administradora ou fornecedor.
✓ Canais oficiais de informação: e-mail institucional, domínio do site, telefone e WhatsApp Business devem pertencer ao condomínio, e não ao gestor. Tenha autenticação em dois fatores, cópias de segurança e os procedimentos para transferência desses acessos entre gestões.
✓Armazenamento de documentos e backups: organização em nuvem, cópias de segurança, política de retenção e possibilidade de exportação dos arquivos.
✓Proteção de dados e LGPD: controle de aproximação aos dados dos moradores, funcionários, visitantes, inadimplentes e prestadores de serviço.
✓Contratos, seguros e fornecedores: aproximação às apólices, contratos vigentes, contatos emergenciais, portais de concessionárias e dados para pagamentos.
✓Desligamento e troca de gestão: documente procedimento obrigatório para cancelar usuários, revogar procurações, trocar senhas, recolher dispositivos e transferir documentos.
✓Testes periódicos: o condomínio deve simular a indisponibilidade do síndico e verificar se outra pessoa autorizada consegue acessar os sistemas e manter os serviços essenciais.
Natividade: Rafael Sardá
Embora ainda seja um tema recente no universo condominial, a sucessão tecnológica representa a evolução da tradicional entrega de documentos entre um síndico e seu substituto. A diferença é que boa segmento desse patrimônio deixou o papel e passou a viver em ambientes digitais.
