Aprovação de contas é blindagem absoluta do síndico?

A aprovação das contas do condomínio em câmara encerra uma lanço importante da gestão do síndico, mas não significa que eventuais irregularidades descobertas posteriormente estejam involuntariamente encerradas.

Erros materiais, documentos insuficientes, despesas sem autorização, falhas na convocação da câmara e, em situações mais graves, indícios de fraude ou meandro de recursos podem levar ao questionamento da decisão, dependendo das circunstâncias.

Por isso, mais do que apresentar números que “fechem”, a prestação de contas precisa ser transparente, documentada e passível de conferência. A responsabilidade começa na organização dos documentos e envolve síndico, administradora e Recomendação Fiscal antes mesmo de a material chegar à votação.

Mas o que acontece quando um problema é desvelado depois da aprovação? Existe prazo para questioná-la? Especialistas explicam quais situações merecem atenção e quais cuidados podem evitar que uma nequice administrativa se transforme em um problema jurídico.

O limite da aprovação: O que a votação cobre (e o que fica de fora)

Para o jurisconsulto Zulmar Koerich Jr., profissional em questões condominiais, a aprovação das contas não impede, por si só, que uma irregularidade seja questionada posteriormente. “O ato representa uma sintoma importante da câmara e, em princípio, demonstra a concordância dos condôminos com aquilo que foi apresentado, analisado e efetivamente submetido à votação”, explica.

Isso não significa, porém, que a decisão tenha o efeito de impedir qualquer questionamento horizonte. “Se posteriormente forem descobertos fatos que não foram apresentados à câmara, documentos que estavam ocultos, informações falsas ou irregularidades que não poderiam ser conhecidas naquele momento, poderá possuir discussão judicial”, explica Koerich.

Segundo o jurisconsulto, a validade da aprovação depende do entrada real dos moradores às informações. “A aprovação alcança as contas e os atos que foram efetivamente apresentados aos condôminos, permitindo que fossem conhecidos, discutidos e deliberados.” Para ele, a câmara somente pode assinar aquilo que efetivamente foi apresentado de forma clara e transparente.

A própria realização da câmara também precisa observar regras formais. Convocação inadequada, privação de informação aos condôminos, descumprimento da convenção, falta de quórum, participação ou votação irregular e deliberação sobre material que não constava da ordem do dia podem comprometer a validade da decisão.

Nem toda inconsistência significa fraude

Do ponto de vista contábil, o auditor Rafael Sardá, da Sensato Contabilidade e Condomínios, aponta problemas de conciliação bancária, lançamentos incorretos ou duplicados, despesas classificadas em contas inadequadas, documentos incompletos e divergências entre o balancete e a movimentação bancária porquê situações que podem romper nas pastas de prestação de contas.

Nem toda inconsistência, entretanto, significa fraude. “Normalmente não é um único elemento que leva a essa epílogo, mas um conjunto de situações”, explica Sardá. Entre os sinais que exigem investigação, ele cita pagamentos sem documentação, fornecedores sem relação aparente com o serviço contratado, transferências para contas de terceiros, saques sem justificativa, documentos com informações conflitantes, serviços que não podem ser comprovados, diferenças bancárias recorrentes ou resistência em fornecer informações.

O contador ressalta que a repetição das inconsistências merece atenção, mas que é preciso reunir evidências antes de declarar que houve fraude ou meandro.

Essa elevação também é importante juridicamente. “Um erro administrativo, uma nequice documental ou mesmo uma decisão equivocada não significam, involuntariamente, que tenha havido dolo, fraude ou prejuízo ao condomínio”, afirma Zulmar. Segundo ele, para responsabilizar civilmente o síndico, é necessário averiguar a conduta, a existência de dano efetivo e a relação entre o ato e o eventual prejuízo.

Por que a auditoria enxerga o que a câmara não vê?

Uma prestação de contas pode ser aprovada pela câmara e, posteriormente, apresentar problemas identificados por uma auditoria. Isso acontece porque os dois procedimentos têm alcances diferentes. “A câmara normalmente delibera com base nas informações que lhe foram apresentadas naquele momento. Uma auditoria realiza procedimentos muito mais aprofundados, cruzando documentos e outras evidências que muitas vezes não são analisadas individualmente durante uma câmara”, explica Sardá.

Por isso, segundo ele, a aprovação das contas não significa que todos os documentos tenham pretérito por uma auditoria técnica. Quando uma irregularidade é identificada, o trabalho de auditoria pode reconstruir a movimentação financeira a partir dos documentos. O procedimento começa pelos extratos bancários e confronta as movimentações com a contabilidade, documentos fiscais, contratos, fornecedores, autorizações, atas e comprovantes.

“Com isso, é provável erigir uma risca do tempo: quando o numerário saiu, para quem foi, por qual motivo, quem autorizou e qual documento deveria justificar aquela operação”, explica Sardá. O profissional ressalta ainda que é necessário separar erro contábil de prejuízo financeiro. “Nem todo erro de lançamento representa perda de numerário para o condomínio. O prejuízo precisa ser efetivamente demonstrado e quantificado”, pontua.

Também há diferenças importantes entre tipos de nequice. “Uma despesa sem documentação adequada apresenta, inicialmente, um problema de comprovação. O serviço pode até ter sido realizado, mas é necessário buscar outras evidências”, afirma Sardá. Já uma despesa realizada sem a autorização exigida pode ter outro problema, em que o serviço foi prestado, mas houve descumprimento de procedimento ou regra de governança.

“Já quando identificamos que o pagamento foi realizado, mas não há evidência de que o serviço ou fornecimento tenha efetivamente ocorrido, estamos diante de uma situação de natureza muito mais grave e que exige investigação aprofundada”, completa o auditor.

Anulação da câmara x Ressarcimento do prejuízo: Entenda a diferença

Do ponto de vista jurídico, é importante separar o questionamento da decisão da câmara da procura pelo ressarcimento de um eventual prejuízo. A anulação ataca o ato assemblear; a ação de responsabilidade procura reparar um dano causado ao condomínio. Uma irregularidade na câmara não significa necessariamente que houve prejuízo financeiro, assim porquê um prejuízo não exige, em todos os casos, a anulação de toda a câmara.

Dirlei Magro, da Plac Planejamento e Assessoria de Condomínios, reforça que uma suspeita não é suficiente. Quando um condômino identifica provável irregularidade depois da aprovação, deve verificar detalhadamente saldos e documentos, preferencialmente com auxílio de profissional qualificado.

Se a inconsistência for confirmada, uma câmara pode ser convocada para deliberar sobre as providências. De concórdia com ela, a auditoria profissional pode ser importante porque os integrantes do Recomendação Fiscal podem atuar de boa-fé, mas nem sempre possuem conhecimento técnico para identificar determinados problemas contábeis.

A prevenção começa na rotina da gestão

Se o problema aparece na câmara, muitas vezes sua origem está meses antes, na rotina administrativa do condomínio. Para a síndica profissional e gestora condominial Samara Lobo Cidade, da Up Condomínios, o séquito precisa ocorrer durante todo o ano. “Na nossa prática, entendemos que o séquito deve ser mensal”, afirma.

Segundo a profissional, os balancetes devem ser disponibilizados mensalmente ao Recomendação Fiscal, que pode registrar seu parecer ou encaminhar observações pelos canais de informação utilizados pelo condomínio. “Deixar toda a estudo para a câmara anual não é uma boa prática”, destaca Samara.

O séquito contínuo permite que dúvidas sejam esclarecidas enquanto os fatos e documentos ainda estão recentes. “Quando o Recomendação acompanha mês a mês, qualquer incerteza ou inconsistência pode ser identificada e esclarecida rapidamente. Depois de 12 meses, localizar documentos, lembrar de circunstâncias específicas de determinada despesa e esclarecer decisões administrativas se torna muito mais difícil”, explica a gestora.

Nesse processo, cada agente tem uma responsabilidade dissemelhante:

• A administradora tem a função operacional e técnica de receber, conferir, organizar, registrar e disponibilizar a documentação, além de alertar o síndico quando identifica inconsistências, privação de documentos ou informações que precisam ser complementadas;

• O síndico é o responsável pela gestão do condomínio e pelas decisões administrativas. É ele quem autoriza despesas e deve justificar as decisões tomadas;

• O Recomendação Fiscal exerce a função de fiscalização, analisando as contas, conferindo documentos, solicitando esclarecimentos e emitindo seu parecer.

Entre os documentos que devem estar sempre disponíveis, segundo Samara, estão: balancetes, extratos bancários, notas fiscais, comprovantes de pagamento, folha de pagamento e encargos, impostos, contratos relevantes, informações sobre inadimplência, receitas, despesas, movimentação dos fundos e demais documentos que sustentem os lançamentos. Ela labareda atenção ainda para as notas explicativas. “Uma despesa extraordinária ou de valor proeminente, mesmo estando perfeitamente correta, pode gerar incerteza quando aparece no balancete sem nenhuma contextualização. Uma pequena explicação muitas vezes evita um grande questionamento”, pontua.

Outro ponto importante é a qualidade da documentação. Entre as boas práticas, a gestora recomenda evitar recibos e priorizar documentos fiscais adequados, com identificação do fornecedor, serviço, data e valor. “Não basta uma nota fiscal com uma descrição genérica. É importante que ela informe efetivamente qual serviço foi realizado, onde foi executado e, quando necessário, o período correspondente”, destaca a profissional.

O balancete também deve evitar lançamentos genéricos e permitir que Recomendação e condôminos compreendam rapidamente cada movimentação. Extratos bancários devem escoltar os balancetes e as movimentações precisam ser conciliadas.

Inconsistência identificada em seguida a aprovação: Qual é o passo a passo?

A primeira providência deve ser investigar, e não tirar conclusões precipitadas. Zulmar recomenda reunir extratos bancários, notas fiscais, contratos, comprovantes, atas e demais documentos relacionados. Uma auditoria independente pode ajudar a identificar a existência e a dimensão de eventual prejuízo. Também é importante permitir que o atual ou o vetusto síndico apresente esclarecimentos antes da adoção de medidas.

As providências dependem do que for encontrado. Um erro operacional sem impacto relevante pode ser revisto, mantendo-se o histórico da mudança. Se o problema interferir nos saldos, fundos, rateios ou informações utilizadas na aprovação, pode ser necessário refazer o balancete e apresentar uma explicação formal.

Sardá ressalta que, se a correção mudar de maneira relevante aquilo que foi apresentado e ratificado, o mais prudente é levar novamente a questão à câmara. Em um erro simples, claramente identificável e sem impacto relevante, normalmente é provável emendar o lançamento, desde que preservada a rastreabilidade.

O que não se deve fazer é simplesmente extinguir o erro. Toda correção precisa registrar a mudança e sua justificativa. Samara acrescenta que documentos, explicações e ressalvas devem permanecer formalizados. Esse histórico facilita futuras verificações e protege o condomínio, o síndico, a administradora e o Recomendação Fiscal.

Para Dirlei Magro, o síndico precisa saber a legislação condominial, a convenção e o regimento interno e buscar orientação profissional antes de tomar decisões que envolvam contratação de funcionários, pagamentos, contratos e outras questões relevantes.

A aprovação das contas encerra uma lanço da gestão, mas não transforma involuntariamente toda a movimentação financeira em trajo imune a questionamentos. A segurança está menos na votação isolada da câmara e mais na qualidade das informações apresentadas, na documentação que sustenta cada operação e na possibilidade de conferir, posteriormente, porquê os recursos foram utilizados.