Previsão orçamentária sem erro

“O síndico tem que ter evidente que não adianta querer mostrar uma previsão orçamentária linda, sem reajuste, mas que no final se mostra sem efetividade. É importante estudar cada caso, revisar e negociar os contratos, verificar as manutenções do condomínio, pois talvez tenha alguma que está pênsil de sobrevir e seja mais estratégico incluir na previsão orçamentária e não fazer uma chamada extra”, pontua.

Entre os erros mais comuns na hora de montar o documento assinalado por Rafael Sardá, que atua há 25 anos em administradora de condomínios em Florianópolis, estão o de subestimar gastos variáveis, uma vez que aumento no consumo de chuva ou virilidade; não considerar reajustes contratuais e inflação; e ignorar despesas sazonais, uma vez que manutenção de piscinas ou jardinagem.

“Para evitar incômodos, é precípuo revisar o histórico de despesas, incluir margens de segurança e manter-se atualizado sobre índices de inflação e aumentos tarifários. Aliás, a participação de todos os responsáveis no planejamento pode trazer maior precisão à previsão. Porquê duelo, os gestores e diretoria têm a incerteza sobre imprevistos uma vez que consertos urgentes ou mudanças em regulamentações, e a resistência de condôminos a legalizar aumentos necessários no orçamento”, destaca Sardá.

Porquê montar uma boa previsão orçamentária

A montagem da previsão orçamentária é feita com base em uma estudo das despesas de gestão, conservação e manutenção do empreendimento. Segundo a administradora profissional em condomínios Rosely Schwartz, professora do curso de Gestão de Condomínios e Síndico Profissional da Instalação Escola de Negócio Álvares Penteado (FECAP), tendo em mãos a planilha com o resumo dos demonstrativos financeiros com os gastos do período anterior, pode-se principiar a montar a novidade planilha para a previsão orçamentária do próximo período.

Ela defende que é muito importante que as receitas e despesas ordinárias sejam separadas das receitas e despesas extraordinárias. Pensando nisso, montou um passo a passo, confira:

1. Transcrever para uma planilha, separada por mês, todos os valores gastos, agrupados de concordância com o projecto de contas preestabelecido, por exemplo: salários, encargos sociais, consumo de chuva e virilidade, elevadores, manutenção, consertos e reformas, despesas administrativas, despesas diversas, imobilizado e equipamentos. Fazer a soma de cada pilar (vertical);

2. Produzir uma pilar posteriormente o último mês e realizar a soma das despesas de cada uma das contas. Exemplo: quanto foi o gasto no ano com salário, encargos, etc. Fazer a soma de cada traço (nivelado);

3. Produzir mais uma pilar para realizar a média dos valores gastos no período;

4. Em uma novidade planilha, com todas as colunas em branco para o próximo período e tendo uma vez que ponto de referência os valores apurados uma vez que média, é provável lançar em cada mês as variações que ocorrerão e manter os valores quando não terão aumento, uma vez que: reajuste de contrato, dissídio dos empregados, aumento médio dos serviços das concessionárias e novas manutenções e consertos e reformas, que foram indicados pelo zelador ou pelo gerente predial;

5. Realizar a soma uma vez que na planilha anterior e calcular a novidade média para as despesas mensais. Com base nesse valor totalidade é que será feito o cômputo do rateio.

A profissional explica que, posteriormente julgar os valores que serão necessários para ocultar as despesas, é importante que sejam também analisadas as receitas, uma vez que estão os recebimentos, se a inadimplência está controlada e se, com a ingresso dos acordos, é provável receber o valor para ocultar as despesas. Se isso ocorrer, não será necessário incluir na previsão a diferença que não é recebida.

“Uma recomendação importante é que o síndico, a administradora de condomínios e o zelador ou gerente predial se reúnam para elaborarem a previsão orçamentária. É fundamental que se tenha um estudo bastante sério sobre os índices de reajustes que irão ocorrer no próximo período, além do levantamento de cada setor do que será necessário para executar as tarefas habituais e as que não fizeram secção do orçamento anterior”, exemplifica Rosely.

Apresentação e aprovação

Depois de concluída, a previsão deve ser apresentada para os condôminos. Nesse momento, o síndico deve expor detalhadamente cada item do documento e justificar os valores projetados, com totalidade transparência. Porquê lembra a síndica Letícia, é nesse momento que o gestor vai poder expor todo o estudo que desenvolveu para chegar naquele valor a ser validado. Aliás, os moradores poderão opinar e, se necessário, ajustarem pontos do orçamento.

O legisperito Gustavo Camacho, profissional em questões condominiais, explica que a aprovação desse documento deverá ser realizada em parlamento universal de condôminos mormente convocada para esta finalidade, o que se dá com maioria simples dos condôminos presentes ao ato assemblear. Sendo que a regra jurídica será a mesma, independentemente do tipo ou porte. O que muda é a dificuldade administrativa na realização dos orçamentos e gestão dos contratos para a consideração dos indexadores de atualização.

“A previsão orçamentária poderá ser revista a qualquer tempo, também por intermédio de parlamento universal de condôminos e aprovada por maioria simples dos presentes. Com a possibilidade de realização de assembleias virtuais e em sessão permanente, conforme disposto pelos artigos 1353 e 1354-A do Código Social, há uma maior facilidade na obtenção dos quóruns especiais”, reforça Camacho.

O profissional destaca ainda que além da previsão, os condomínios ainda têm as despesas extraordinárias – consubstanciadas pelas benfeitorias úteis, necessárias, voluptuárias, úteis em acréscimo às existentes e que alteram a frontaria -, que também deverão ser aprovadas em parlamento mormente convocada, mas desde que sejam obtidos o quórum permitido aplicável para cada uma das espécies previstas.

Planejamento estratégico valoriza o patrimônio

O planejamento orçamentário também se destaca uma vez que uma instrumento precípuo para a valorização do patrimônio, manter as manutenções em dia e prometer a saúde financeira do condomínio são fatores decisivos para casar valor aos imóveis.

A Tertúlia Universal Ordinária (AGO), momento em que o orçamento é validado, exige preparação e técnica. Segundo Marcelo Borba, gerente mercantil de administradora que atua na região sul e em São Paulo, uma abordagem didática e o uso de vocabulário evidente e direcionado são indispensáveis para ocupar a crédito dos condôminos. “Não são somente números; é preciso apresentar um planejamento de ações concreto e fundamentado. Quando o síndico apresenta uma previsão orçamentaria e se utiliza um vocabulário correto e direcionado isso também fortalece a sua reputação perante os condôminos. Ele deve ter uma didática na hora de apresentar o orçamento, pois o seu papel é trazer os números para que os condôminos possam tomar a decisão. Quanto mais ele apresentar dados, e quanto mais ele apresentar profundidade no que ele está falando mais vai aumentar a sua reputação, o que é alguma coisa muito importante para qualquer síndico”, destacou.

Além de contribuir para decisões mais assertivas por secção dos moradores, uma apresentação sólida também fortalece a crédito do gestor. “Um síndico que consegue provar resultados e utilizar técnicas adequadas tem um grande diferencial na sua gestão”, afirmou. Ele ressaltou ainda a prestígio de uma política de compliance, que, além de prometer a transparência, fortalece a atuação dos conselheiros:

“Para os síndicos que não têm experiência em finanças vale a pena realizar cursos, racontar com uma boa planilha e trazer o recomendação fiscal para erigir junto o planejamento. Hoje o síndico que consegue provar o resultado tem um diferencial. Conheço muitos que realizam coisas incríveis no condomínio, mas quando chega na parlamento de prestação de contas não mostra o resultado que entregou, que quando vai realizar a previsão orçamentária não mostra o que está prevendo de benfeitorias para o condomínio”.

Implicações em caso de erro

O erro na previsão orçamentária acabará por consumir o caixa do condomínio e, caso não seja percebido a tempo acabará por consumir o fundo de suplente que será utilizado uma vez que garantia do fluxo de caixa do espaço. Camacho explica que o síndico deve manter um controle recorrente do fluxo de caixa do empreendimento, sendo que se notar que a previsão orçamentária está aquém da premência financeira do condomínio, deverá convocar uma parlamento universal para que seja promovida a revisão da previsão.

“Se a previsão orçamentária estiver ‘furada’ e o síndico vier a consumir indevidamente o fundo de suplente para pagamento das despesas ordinárias, além da possibilidade de destituição pela prática de irregularidades (item 1349 do CC), as contas poderão ser reprovadas ao final do tirocínio e o síndico poderá ter a responsabilidade de repor o fundo de suplente utilizado de maneira indevida”, explica Camacho. Esse procedimento poderá ocorrer a qualquer momento durante o período da gestão, mas desde que a parlamento para essa finalidade seja convocada no tempo e modo especificados pela Convenção.

O legisperito destaca a prestígio de substanciar que o fundo de suplente constitui despesa extraordinária e não deve se misturar às despesas ordinárias do empreendimento. Sobretudo porque há uma evidência na legitimidade de quem irá contribuir para cada item citado, uma vez que por exemplo: na forma dos artigos 22 e 23 da Lei do Inquilinato, locatários contribuem somente com as despesas ordinárias do condomínio, de modo que as despesas extraordinárias são de incumbência dos condôminos.

O que pesa na previsão

Conforme explica Sardá, o peso das despesas varia conforme o perfil e as necessidades do condomínio, mas geralmente os custos com pessoal, uma vez que porteiros, faxineiros e segurança, representam a maior secção do orçamento, entre 40% e 50%.

Já a chuva e virilidade elétrica costumam permanecer em torno de 20% a 30%, enquanto contratos de manutenção, uma vez que elevadores, jardinagem e equipamentos, podem simbolizar 15% a 25%. Outros gastos, uma vez que fundo de suplente e despesas administrativas, geralmente ocupam a fatia restante.

Previsão orçamentária x Prestação de contas

A previsão orçamentária e a prestação de contas fazem secção das atribuições legais do síndico apontadas no art. 1348 do Código Social. Entretanto, Rosely lembra que a prestação de contas e a previsão orçamentária são instrumentos de gestão distintos, mas que trabalham em conjunto.

Ela explica que a previsão orçamentária fornece ao síndico previamente a quantidade de recursos necessários para atender às obrigações de determinado período, geralmente de um ano, de concordância com o que determina o Código Social, art. 1.350. Já a prestação de contas demonstra, de forma ordenada, os resultados de toda a movimentação ocorrida durante o período em estudo.

“É fundamental que sejam separadas as contas ordinárias e das extraordinárias, tanto na receita uma vez que na despesa. Esse zelo será muito importante quando for feita, na prestação de contas, a confrontação entre o previsto e o realizado, demonstrando conhecimento e planejamento correto por secção do síndico e da administradora”, pontua a profissional.

Sua definição é complementada por Sardá, que defende que a prestação de contas deve ser apresentada de forma clara e organizada, destacando uma vez que os valores arrecadados foram utilizados em relação ao que foi planejado no orçamento. Isso inclui mostrar os gastos previstos versus os gastos realizados, explicando eventuais diferenças, uma vez que custos extras ou economias.

“Essa integração permite identificar onde ajustes podem ser feitos no porvir, além de facilitar o planejamento do próximo orçamento. Transparência é precípuo, e ferramentas uma vez que planilhas detalhadas ou sistemas digitais de gestão podem ajudar a manter os condôminos informados de maneira prática e conseguível. Esse processo também fortalece a crédito entre o síndico e os moradores, promovendo uma gestão mais colaborativa e eficiente”, reforça Sardá.